Información exógena DIAN: quién está obligado, plazos y cómo consultar la tuya

Muchos dueños de pyme se enteran de que existe cuando el contador les pide, en marzo, «el auxiliar de terceros del año». Y casi siempre lo descubren con un problema encima: un proveedor sin NIT, una factura registrada a nombre de otro, un préstamo de un socio que nadie anotó. Esta guía te sirve para llegar a esa conversación con las cuentas claras.

Qué es la información exógena y para qué la usa la DIAN

La información exógena es un cruce. La DIAN te pide a ti lo que les pagaste a otros y les pide a ellos lo que te pagaron a ti. Luego compara los dos lados contra tus declaraciones de renta e IVA y contra la factura electrónica. Si tu cliente reportó que te pagó $80 millones y tú declaraste $50 millones, esa diferencia sale sola, sin que nadie tenga que auditarte a mano.

La base legal está en el artículo 631 del Estatuto Tributario, que faculta a la DIAN para pedir la lista de beneficiarios de pagos, retenciones, ingresos, deudas y saldos. El detalle de qué se reporta, en qué formato y cuándo vive en la Resolución Única 000227 de 2025 de la DIAN, que en su título 3 compila las reglas de exógena «por el año gravable 2024 y siguientes». Si ya montaste la facturación electrónica de tu negocio, buena parte de estos datos ya está en tu sistema; el trabajo es depurarla.

Quién está obligado a reportar información exógena

El artículo 1.3.1.1 de esa resolución enumera los obligados. Para una pyme, los que importan son tres:

• Personas jurídicas (una SAS, por ejemplo) con ingresos brutos superiores a 2.400 UVT en el año que se reporta o en el inmediatamente anterior.
• Personas naturales con ingresos brutos de más de 11.800 UVT que, además, sumen más de 2.400 UVT en rentas de capital o no laborales. Si están en el régimen SIMPLE, basta con superar las 11.800 UVT.
• Cualquiera que haya practicado retención en la fuente, autorretención, retención de IVA o de timbre durante el año, aunque facture poco.

Ese tercer punto es el que sorprende. Una empresa pequeña que retuvo a un contratista que le pasó cuenta de cobro ya quedó adentro, aunque esté lejos del tope de ingresos.

Los valores en pesos son cálculo propio (número de UVT de la norma por el valor de la UVT). Los topes de ingresos y de reporte se miden con la UVT del año que reportas; la sanción, con la del año en que se impone.

Plazos para presentar la información exógena

La resolución no fija fechas de calendario sino días hábiles, y por eso la regla sirve de un año para otro. Los grandes contribuyentes van por el último dígito del NIT, desde el decimoséptimo día hábil de abril (dígito 1) hasta el octavo día hábil de mayo (dígito 0). Las personas jurídicas y naturales van por los dos últimos dígitos: del noveno día hábil de mayo (01 a 05) al noveno día hábil de junio (96 a 00).

Llevado al calendario, el reporte del año gravable 2025 para personas jurídicas y naturales corrió del 14 de mayo al 12 de junio de 2026. El del año gravable 2026 se presenta en 2027 con la misma regla, salvo que la DIAN la modifique. Ojo: ese tipo de ajustes sí pasa. En julio de 2026, la Resolución 000021 abrió plazos extraordinarios hasta el 31 de agosto, pero solo para formatos especiales (2820, 2839, 2840 y otros), no para los de una pyme común.

El error que más plata cuesta no es presentar tarde. Es presentar a tiempo con un tercero mal identificado: el cruce falla igual y la sanción por información errónea (0,7 %) llega sobre un valor que sí declaraste.

Qué formatos de exógena reporta una pyme

La resolución trae decenas de formatos, pero la mayoría son para bancos, notarías o alcaldías. Estos son los que le tocan a una empresa común:

• 1001: pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas. Cada proveedor, contratista y arrendador al que le pagaste 3 UVT o más va con nombre propio; lo menor se agrupa como «cuantías menores».
• 1003: retenciones que te practicaron a ti.
• 1005 y 1006: IVA descontable e IVA generado, si eres responsable de IVA.
• 1007: ingresos recibidos, por cliente.
• 1008: deudores con saldo a 31 de diciembre de 12 UVT o más (tu cartera).
• 1009: acreedores con saldo de 12 UVT o más (lo que debes).
• 1010 y 1012: socios con sus aportes, y saldos en bancos e inversiones.

Si le pagaste a independientes sin factura, ese pago tiene que estar soportado con documento soporte, y el mismo dato aparece después en el 1001. Por eso conviene revisarlos juntos.

Cómo consultar la información exógena que otros reportaron sobre ti

La otra cara del cruce también sirve. Todo lo que bancos, clientes y empleadores reportaron con tu NIT o tu cédula lo puedes descargar, y es lo primero que conviene mirar antes de la declaración de renta:

1. Entra a dian.gov.co, abre el portal transaccional y escoge «Usuario registrado» a nombre propio (o como representante legal, si es la empresa).
2. En «Mis actividades», busca la opción de consultar información exógena, información reportada por terceros.
3. Elige el año gravable y descarga el archivo en Excel.
4. Compáralo línea por línea con tu contabilidad: ingresos por cliente, retenciones que te hicieron y saldos bancarios.
5. Si un tercero reportó algo que no es, pídele que corrija su reporte por escrito y guarda la respuesta.

Ese archivo es orientativo: no reemplaza tus extractos ni tus certificados, pero te muestra exactamente lo que la DIAN ya sabe de ti.

Sanciones por no reportar o reportar mal

El artículo 651 del Estatuto Tributario, en el texto que dejó la Ley 2277 de 2022, fija una multa que no puede pasar de 7.500 UVT y que se calcula así: 1 % de las sumas que no reportaste, 0,7 % de las que reportaste con errores y 0,5 % de las que presentaste tarde. Cuando no hay forma de calcular la base, son 0,5 UVT por cada dato que falta o está mal.

La puerta de salida existe. Si corriges por tu cuenta antes de que la DIAN te envíe pliego de cargos, pagas solo el 10 % de esa sanción. Y las correcciones que haces antes de que venza tu plazo no tienen sanción. Con un ejemplo: si se te quedaron por fuera $40 millones en pagos a proveedores, la multa sería de $400.000; corregida a tiempo por tu cuenta, de $40.000.

Errores comunes con la información exógena

• Reportar a un proveedor con la cédula del dueño cuando le facturó una SAS, o al revés. El cruce no encuentra la contraparte.
• Dejar fuera los préstamos de socios o de familiares. Son pasivos y van al 1009 si superan las 12 UVT.
• Creer que, por no llegar a 2.400 UVT de ingresos, no tienes que reportar, cuando practicaste retención en la fuente durante el año.

No es un problema raro: el 87,5 % de los micronegocios colombianos sigue en un nivel incipiente o básico de madurez digital, y en esos negocios la base de terceros suele vivir en cuadernos y chats.

Preguntas frecuentes sobre información exógena

En resumen

La información exógena es el reporte con el que la DIAN cruza lo que dices contra lo que dicen de ti. Si tu empresa supera las 2.400 UVT de ingresos o practicó retención, te toca, y los plazos llegan cada año entre abril y junio. Descarga lo que terceros reportaron sobre ti, depura tus proveedores con su identificación real y corrige antes del pliego de cargos si algo quedó mal. Lo que cuesta es armar en mayo la base de terceros que debiste llevar todo el año.