Retención en la fuente para empresas: tabla 2026 y cómo calcularla
Tabla de retención en la fuente 2026 para el que paga: bases en pesos con la UVT de…
Leer artículo →11 de October de 2026
Finanzas del emprendedor
Cuenta de cobro: quién puede usarla, qué debe llevar y cuándo te toca factura electrónica
La cuenta de cobro es el documento con el que una persona natural que no está obligada a facturar le pide a una empresa que le pague un servicio o una venta. Sirve mientras seas no responsable de IVA: en 2026 eso exige ingresos por debajo de 3.500 UVT, es decir, menos de $183.309.000 al año, y cumplir otras cinco condiciones.
Si eres diseñadora, fotógrafo, electricista, profesor o consultor y le trabajas a empresas, tarde o temprano el área de contabilidad te va a decir: «mándanos la cuenta de cobro, el RUT y la planilla». Aquí está lo que va en cada uno, por qué te lo piden y en qué momento la cuenta de cobro deja de servirte.
Lo esencial
- Solo la pueden usar personas naturales no obligadas a facturar. Una SAS o cualquier sociedad factura.
- El tope de 2026 es 3.500 UVT ($183.309.000) en ingresos, en consignaciones o en un solo contrato. Si pasas cualquiera, te toca factura electrónica.
- No lleva IVA. Si eres no responsable, no puedes cobrarlo.
- La empresa que te paga emite un documento soporte electrónico ante la DIAN con base en tu cuenta de cobro.
- Casi siempre te van a pedir la planilla de seguridad social pagada sobre el 40 % de lo que cobras.
Qué es la cuenta de cobro y quién puede usarla
Es una solicitud de pago firmada por ti. No tiene un formato oficial ni una resolución que la regule como documento: lo que la ley regula es quién está obligado a facturar, y la cuenta de cobro es lo que usa quien queda por fuera de esa obligación.
El parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario fija las condiciones para ser no responsable de IVA, y el Decreto 1625 de 2016 (artículo 1.6.1.4.3, en el texto del Decreto 358 de 2020) dice que esas personas no están obligadas a expedir factura. Tienes que cumplir las seis a la vez:
- Ingresos brutos de la actividad por debajo de 3.500 UVT en el año anterior y en el año en curso.
- Un solo establecimiento, oficina, local o negocio.
- Nada de franquicias, concesiones o regalías en ese negocio.
- No ser usuario aduanero.
- Ningún contrato individual de 3.500 UVT o más, ni en el año anterior ni en este.
- Consignaciones y depósitos de la actividad por debajo de 3.500 UVT.
El mismo decreto también deja por fuera de la obligación a las personas naturales que solo venden bienes excluidos o prestan servicios no gravados, con ingresos por debajo de 3.500 UVT. Con la UVT de 2026 en $52.374 (Resolución 000238 de 2025 de la DIAN), el tope queda en $183.309.000.
Cuándo la cuenta de cobro ya no te sirve y te toca factura electrónica
En el momento en que incumples una sola de las seis condiciones. No hace falta esperar a fin de año: si este año firmas un contrato de $190 millones, ese contrato ya te obliga a inscribirte como responsable de IVA antes de firmarlo. La norma dice que el contratante debe exigírtelo para poder deducir el costo, así que una empresa seria te lo va a pedir.
Ojo con algo que pocos saben: si eres no obligado y decides facturar por tu cuenta, el decreto te trata desde ese momento como obligado a facturar, con todos los requisitos del sistema.
Cuando cruces la línea, el paso siguiente es entender la facturación electrónica en Colombia y escoger con qué la vas a emitir. Para un volumen bajo, el facturador gratuito de la DIAN alcanza.
Qué debe llevar una cuenta de cobro (con modelo)
Como no hay formato oficial, lo que manda es que el contador de la empresa pueda sacar de ella todo lo que necesita para su documento soporte y para pagarte. Esta tabla es el modelo que te recomendamos, con un ejemplo llenado:
| Campo | Qué escribir | Ejemplo |
|---|---|---|
| Encabezado | Ciudad, fecha y número consecutivo | Medellín, 30 de octubre de 2026 · Cuenta de cobro n.º 014 |
| Quién paga | Razón social y NIT de la empresa | Distribuidora Andina S.A.S. · NIT 900.123.456-7 |
| Debe a | Tu nombre completo, cédula, dirección y teléfono | Laura Gómez Restrepo · C.C. 1.037.000.000 |
| Valor | En números y en letras, sin IVA | $5.000.000 (cinco millones de pesos) |
| Concepto | Qué hiciste, el periodo y el contrato u orden de compra | Diseño de catálogo de productos, octubre de 2026, orden n.º 233 |
| Declaración tributaria | Que no eres responsable de IVA y que no estás obligado a facturar | «Declaro que no soy responsable de IVA ni estoy obligada a expedir factura» |
| Forma de pago | Banco, tipo y número de cuenta a tu nombre | Cuenta de ahorros n.º xxx-xxxxxx-xx |
| Firma | Tu firma y cédula | Firma manuscrita o escaneada |
| Anexos | Copia del RUT y planilla de seguridad social pagada | RUT con la responsabilidad «no responsable de IVA» |
El anexo del RUT lo exige la ley: el mismo artículo 437 dice que cuando un no responsable le vende a un responsable de IVA debe tener registrada esa condición en el RUT y entregarle copia. Y la cuenta bancaria importa más de lo que parece: el 84,9 % de los micro y pequeños negocios ya recibe transferencias electrónicas, y casi ninguna empresa te va a pagar en efectivo.
Qué hace la empresa que recibe tu cuenta de cobro: el documento soporte
Con tu cuenta de cobro en la mano, la empresa genera un documento soporte electrónico y lo transmite a la DIAN para poder llevar ese pago como costo en su declaración de renta. Esa obligación la creó la Resolución 000167 de 2021 de la DIAN, hoy compilada en la Resolución 227 de 2025, y aplica a quienes compran o contratan siendo facturadores electrónicos, contribuyentes de renta o responsables de IVA.
Para ti esto tiene una consecuencia práctica: el documento soporte lleva tus datos tal como aparecen en el RUT. Si tu nombre, cédula o dirección no coinciden con lo que pusiste en la cuenta de cobro, te la devuelven. Si quieres ver cómo se genera del lado de la empresa, lo explicamos paso a paso en la guía del documento soporte.
Antes de mandar la primera cuenta de cobro a un cliente nuevo, pregúntale a su contabilidad qué fecha de corte maneja. Muchas empresas solo pagan lo que reciben antes del día 20, y lo que llega después se va al mes siguiente.
Retención en la fuente y seguridad social en la cuenta de cobro
Son los dos descuentos que te sorprenden la primera vez. La empresa revisa tu planilla antes de pagarte y, según el monto, te practica retención.
Seguridad social. Como contratista independiente cotizas mes vencido sobre el 40 % del valor mensual de lo que cobras, sin bajar de un salario mínimo. La empresa necesita la planilla pagada para demostrar que verificó tus aportes, y sin ella muchas no pagan.
Retención. Desde la Ley 2277 de 2022, el artículo 383 del Estatuto Tributario aplica la tabla de retención de los asalariados a todas las rentas de trabajo que no vienen de un contrato laboral. El primer tramo, hasta 95 UVT de base mensual ($4.975.530 en 2026), tiene tarifa del 0 %. A esa base se llega restando antes los aportes obligatorios.
Con un ejemplo ilustrativo de cálculo propio: Laura cobra $5.000.000 al mes. Su base de cotización es $2.000.000 y paga cerca de $250.000 de salud (12,5 %), $320.000 de pensión (16 %) y unos $10.440 de ARL de riesgo I. Al restar salud y pensión, la base de retención queda en $4.430.000, por debajo de los 95 UVT, así que no le retienen. Si cobrara $8 millones, la historia cambia.
- Saca o actualiza tu RUT con la responsabilidad de no responsable de IVA.
- Paga la planilla del mes sobre el 40 % de lo que vas a cobrar.
- Arma la cuenta de cobro con el modelo de la tabla y fírmala.
- Envíala con el RUT y la planilla antes de la fecha de corte del cliente.
- Lleva un registro de lo que cobras en el año para saber cuánto te falta para los 3.500 UVT.
Ese registro también te sirve del otro lado: si le vendes a varias empresas a crédito, controlarlo como cuentas por cobrar por días de vencimiento te dice a quién llamar primero.
Errores comunes con la cuenta de cobro
- Cobrar IVA. Si eres no responsable no puedes cobrarlo, y si lo cobras quedas expuesto ante la DIAN como si fueras responsable.
- Seguir usando cuenta de cobro después de pasar uno de los topes. Un solo contrato grande basta para que te toque facturar.
- Mandarla sin la planilla del mes o con la planilla de otro periodo. La empresa la devuelve y tu pago se corre un mes.
¿Tu negocio ya creció y no sabes si te toca facturar?
Te ayudamos a revisar en qué punto estás y a montar la facturación y la presencia digital que tu negocio necesita para venderle a empresas más grandes.
Preguntas frecuentes sobre la cuenta de cobro
¿Una cuenta de cobro necesita firma?
Sí. Es tu solicitud de pago y la firma es lo que la hace tuya. Sirve la firma escaneada si la empresa la acepta en PDF, que es lo más común hoy.
¿Una empresa (SAS) puede hacer cuenta de cobro?
No. La cuenta de cobro es para personas naturales que no están obligadas a facturar. Una sociedad emite factura electrónica.
¿Cuánto puedo cobrar con cuenta de cobro en 2026?
Menos de 3.500 UVT en el año, que en 2026 son $183.309.000, y ningún contrato individual que llegue a esa cifra. Las consignaciones de la actividad tampoco pueden pasarla.
¿La cuenta de cobro lleva IVA?
No. Quien la usa es no responsable de IVA y no puede cobrarlo. En la cuenta de cobro va el valor total sin impuesto.
¿Tengo que pagar seguridad social para que me paguen la cuenta de cobro?
En la práctica sí. La empresa debe verificar que cotizaste sobre el 40 % del valor mensual cobrado, y casi todas exigen la planilla pagada como anexo.
En resumen
La cuenta de cobro funciona mientras sigas por debajo de los 3.500 UVT y cumplas las demás condiciones de no responsable de IVA. Lleva tus datos, los de la empresa, el valor sin IVA, la declaración de no responsable y tu firma, y viaja con el RUT y la planilla. Cuando un contrato o tus ingresos del año pasen la línea, el cambio a factura electrónica no es opcional, así que conviene saber cuánto llevas cobrado antes de firmar el próximo.
