Cuentas por cobrar: qué son, cómo controlarlas y qué hacer cuando un cliente no paga

Si vendes a otras empresas, casi seguro vendes a 30 o 60 días. El problema aparece cuando el estado de resultados dice que el mes fue bueno y la cuenta del banco dice otra cosa. Esa diferencia casi siempre tiene nombre propio: un cliente grande que se atrasó y nadie lo llamó a tiempo.

Qué son las cuentas por cobrar y dónde van en el balance

Las cuentas por cobrar son derechos de cobro a favor de tu negocio. Las más comunes son las de clientes (lo que te deben por ventas), pero también entran anticipos a empleados, préstamos a socios o reclamos pendientes a una aseguradora. Este post se queda con las de clientes, que son las que mueven tu flujo de caja.

En el balance van en el activo corriente, porque esperas cobrarlas en menos de un año. En el plan de cuentas que usa la mayoría de contadores en Colombia aparecen en el grupo 13, Deudores, y las de ventas en la cuenta 1305, Clientes. Para el dueño del negocio el código importa poco. Importa que ese renglón es una parte grande de tu capital de trabajo, y que si crece más rápido que tus ventas, algo se está trabando en el cobro.

Un dato sirve de termómetro: los días de cartera. Se calcula como cuentas por cobrar dividido entre ventas a crédito del periodo, multiplicado por los días del periodo. Si te deben $24.650.000 y en el trimestre vendiste a crédito $60.000.000, tus días de cartera son 37 (24,65 ÷ 60 × 90). Si les das 30 días a tus clientes y cobras en 37, vas razonable. Si cobras en 70, estás financiando a tus clientes con tu plata.

Cómo llevar el control de las cuentas por cobrar: la antigüedad de cartera

La antigüedad de cartera es una tabla que agrupa lo que te deben según los días que lleva vencido. Se arma en una hoja de cálculo o sale sola del software contable, y se revisa cada semana, no cada cierre de mes. Este es un ejemplo con cifras ilustrativas de una distribuidora de alimentos en Medellín:

La última fila es la que debería quitarte el sueño. Ninguno de esos clientes parece grave por separado, pero la mitad de la cartera lleva más de dos meses vencida y un solo cliente, la constructora, concentra el 40 %. Si ese cliente cae, cae tu mes.

Fíjate también en las condiciones de pago que pactas. Si tu factura no trae fecha de vencimiento, el artículo 774 del Código de Comercio dice que se paga dentro de los 30 días calendario siguientes a la emisión. Y si le vendes a una empresa grande siendo pyme, la Ley 2024 de 2020 de pago en plazos justos fija un máximo de 45 días calendario desde que recibió la mercancía o terminaste el servicio. Esa regla no aplica entre dos grandes empresas, pero a ti te sirve para negociar.

Cómo cobrar las cuentas por cobrar sin perder al cliente

La mayoría de clientes que se atrasan no se niegan a pagar: se les olvida, la factura se perdió en el correo de otra persona o tesorería paga en un ciclo que tú no conocías. Por eso el cobro funciona mejor por escalones, de lo amable a lo formal:

1. Antes del vencimiento. Un recordatorio 3 días antes, con el número de factura, el valor y un link de pago para que el cliente pague sin pedirte el número de cuenta.
2. Del día 1 al 15 de mora. Llamada a quien autoriza el pago, no a quien hizo el pedido. Sales de esa llamada con una fecha concreta.
3. Del día 16 al 45. Acuerdo de pago por escrito: cuotas, fechas y qué pasa si se incumple. Mientras tanto, despachos solo de contado.
4. Del día 46 al 90. Carta de cobro prejurídico. Anuncia intereses de mora y el paso a cobro judicial; muchos clientes pagan aquí.
5. Más de 90 días. Decide con números si demandas. Un proceso ejecutivo tiene costos de abogado y tarda; para saldos pequeños, a veces conviene negociar un descuento y cerrar.

Sobre los intereses: si no los pactaste, el artículo 884 del Código de Comercio dice que el interés de mora es una y media veces el interés bancario corriente, que certifica cada mes la Superintendencia Financiera. Cobrar por encima de ese tope te hace perder todos los intereses. Y no lo dejes dormir: la acción cambiaria directa sobre una factura que es título valor prescribe en tres años desde el vencimiento.

Antes de mandar una carta de cobro, pregúntale a tesorería qué le falta para pagarte. La mitad de las veces la respuesta es «la orden de compra no coincide con la factura» o «nunca nos llegó el soporte de entrega», y eso lo arreglas en una tarde.

Cuando necesitas la plata ya: convertir las cuentas por cobrar en caja

A veces no puedes esperar 60 días. Tienes tres caminos, y cada uno tiene un costo que conviene poner en porcentaje anual antes de decidir:

• Descuento por pronto pago. Le ofreces al cliente, por ejemplo, 2 % de descuento si paga en 10 días en vez de 60. Parece poco, pero ese 2 % por adelantar 50 días equivale a cerca del 16 % efectivo anual (cálculo propio). Úsalo con clientes que tienen caja y te pagan tarde por costumbre.
• Factoring. Vendes la factura a una entidad que te adelanta la mayor parte del valor y cobra al vencimiento. Funciona si tu cliente es sólido, porque el riesgo que miran es el de él. Lo explicamos en detalle en qué es el factoring y cuánto cuesta en Colombia.
• Crédito con la cartera como respaldo. Algunos bancos prestan contra tu cartera o para capital de trabajo; compara la tasa con las opciones de crédito para empresas antes de firmar.

Las cuentas por cobrar y la factura electrónica como título valor

La factura es un título valor según el artículo 772 del Código de Comercio, y eso es lo que te deja cobrarla por la vía ejecutiva o venderla. Pero para que lo sea, tiene que estar aceptada. El artículo 773 del Código de Comercio dice que la factura queda aceptada de forma irrevocable si el comprador no la reclama dentro de los tres días hábiles siguientes a recibirla.

Con la facturación electrónica, esa aceptación y el recibo de la mercancía quedan como eventos registrados ante la DIAN, y la factura puede circular en el registro RADIAN. Ya el 75,9 % de las pymes factura electrónicamente, según las cifras de ACOPI que recogimos, así que buena parte de tus clientes ya está en ese sistema. En la práctica: si tus cuentas por cobrar nacen de facturas electrónicas con los eventos al día, cobrarlas o venderlas es mucho más fácil que con una remisión firmada a mano.

Errores comunes con las cuentas por cobrar

• Revisar la cartera una vez al mes, cuando el contador cierra. Para entonces el cliente ya lleva 30 días más de atraso.
• Seguir despachando a crédito a quien ya está vencido. Cada pedido nuevo agranda la deuda y te quita poder para negociar.
• No tener la aceptación ni el soporte de entrega. Sin eso, la factura pierde fuerza como título valor y el cobro judicial se complica.

Preguntas frecuentes sobre cuentas por cobrar

En resumen

Las cuentas por cobrar son ventas que todavía no son plata. Llevarlas bien se reduce a tres hábitos: una tabla de antigüedad de cartera que miras cada semana, un orden de cobro que va del recordatorio al prejurídico sin saltos, y facturas que cumplen como título valor para cuando haga falta cobrar en serio o venderlas. Con eso, el mes bueno del estado de resultados también se nota en el banco.