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Leer artículo →17 de septiembre de 2026
Software y CRM
Zoho CRM: qué incluye el plan gratis y cuándo conviene frente a HubSpot
Zoho CRM tiene un plan gratis para siempre con tres usuarios, y ese plan alcanza para ordenar los contactos y el embudo de un negocio chico. El techo real no es la cantidad de usuarios: la versión gratuita no permite campos personalizados, ni informes propios, ni correo masivo, y guarda máximo 5.000 registros. Cuando chocas con alguno de esos tres límites, ya estás en el plan pago.
La comparación con HubSpot aparece sola porque los dos regalan una versión de entrada. Pero regalan cosas distintas, y esa diferencia decide cuál te sirve. Acá desarmamos una sola herramienta con las cifras que están hoy en la página oficial, no la lista de siempre.
Lo esencial
- El plan gratis es de 3 usuarios y 5.000 registros, con 10 plantillas de correo e importación de hasta 1.000 registros por lote.
- Lo que la versión gratuita no trae y casi nadie menciona: campos personalizados, informes personalizados, paneles propios, correo masivo y copia de seguridad.
- El plan Standard cuesta 12 dólares por usuario al mes con facturación anual, y 18 si pagas mes a mes. Eso es un 50% más caro por la misma herramienta.
- Zoho cotiza en dólares y aclara que los impuestos locales se cobran aparte, así que tu costo en pesos se mueve con la tasa de cambio.
- Un CRM es una base de datos personales: en Colombia queda bajo la ley de protección de datos, y eso no depende del proveedor que elijas.
Qué es Zoho CRM y a qué negocio le sirve
Zoho CRM es la herramienta de gestión comercial de Zoho, una empresa que vende alrededor de cincuenta aplicaciones de oficina conectadas entre sí: correo, facturación, soporte, firma electrónica, planillas. Ese es su verdadero argumento de venta y también su trampa.
Si tu negocio ya usa dos o tres aplicaciones de Zoho, el CRM entra sin fricción y compartes la misma ficha de cliente entre ventas y soporte. Si no usas ninguna, estás comprando una pieza suelta de un ecosistema pensado para integrarse, y en ese caso la comparación contra herramientas más enfocadas se pone pareja. Si nunca trabajaste con uno, en nuestra guía de qué es un CRM y para qué sirve está la explicación desde cero.
Qué incluye el plan gratis de Zoho CRM y dónde está el techo
La edición gratuita es real y no caduca: tres usuarios, sin tarjeta, con clientes potenciales, oportunidades, flujos de trabajo básicos, informes estándar y aplicación móvil. Alcanza para dejar de manejar la venta en un cuaderno.
El problema aparece cuando quieres que el CRM se parezca a tu negocio. Esta es la comparación entre la edición gratuita y el primer plan pago, con las cifras que figuran hoy en la tabla oficial de precios y ediciones de Zoho.
| Límite | Edición gratuita | Plan Standard |
|---|---|---|
| Usuarios | 3, para siempre | Se paga por usuario, sin tope |
| Registros almacenados | 5.000 (10 MB) | 100.000 (200 MB) |
| Campos personalizados | No incluye | 10 por módulo |
| Informes personalizados | No incluye | 100 |
| Paneles personalizados | No incluye | 10 |
| Correo electrónico masivo | No incluye | 250 al día por organización |
| Plantillas de correo | 10 | 100 |
| Importación de datos | 1.000 registros por lote | 10.000 por lote |
| Reglas de puntuación de prospectos | No incluye | 10 criterios por módulo |
| Copia de seguridad incluida | No incluye | 2 al mes |
Los tres límites que en la práctica sacan a un negocio del plan gratis son estos: no poder crear un campo propio (si vendes por zonas, por asesor o por tipo de contrato, no tienes dónde guardarlo), no poder armar un informe a tu medida, y no poder mandar un correo a toda la base. Los 5.000 registros suenan a poco pero aguantan más de lo que parece en un negocio de venta consultiva.
Ojo con la copia de seguridad. La edición gratuita no la incluye, y eso significa que toda tu base de clientes vive en una cuenta que no estás respaldando. Antes de meter mil contactos ahí, exporta a hoja de cálculo una vez al mes. Toma cinco minutos y es la diferencia entre un susto y una pérdida.
Cuánto cuesta Zoho CRM en 2026
Cuatro planes pagos, cotizados en dólares por usuario al mes. Lo que casi nadie mira es la diferencia entre pagar anual y pagar mes a mes, que en los dos planes de entrada es enorme.
| Plan | Facturación anual (USD por usuario/mes) | Facturación mensual (USD por usuario/mes) | Sobreprecio de pagar mes a mes |
|---|---|---|---|
| Gratis | 0 (hasta 3 usuarios) | 0 | No aplica |
| Standard | 12 | 18 | +50% |
| Professional | 20 | 30 | +50% |
| Enterprise | 35 | 45 | +29% |
| Ultimate | 45 | 55 | +22% |
Dos advertencias que la propia página deja por escrito. La primera: los impuestos locales se cobran de manera adicional a esos precios. La segunda no está escrita pero se siente en la tarjeta: al estar cotizado en dólares, tu costo en pesos cambia todos los meses aunque el plan sea el mismo. Un equipo de cuatro personas en Standard anual son 48 dólares mensuales, y esa cifra en pesos no es la misma en enero que en agosto.
Si quieres el panorama completo de la categoría con las alternativas puestas lado a lado, está en nuestra comparativa de los mejores CRM para pymes en Colombia.
Zoho CRM frente a HubSpot: cuál conviene según tu caso
La respuesta corta: HubSpot regala más funciones a más gente, Zoho cobra más barato cuando ya decidiste pagar. Los dos planes gratis no compiten por lo mismo.
El gratis de HubSpot no te limita a tres usuarios y su fuerte está del lado de marketing, con formularios y correos incluidos desde el arranque. El gratis de Zoho es más chico en alcance pero se apoya en un ecosistema propio enorme, y su primer escalón pago cuesta menos que el de la competencia. En el análisis a fondo de HubSpot CRM están sus propios límites, que también sorprenden.
Y hay un caso donde ninguno de los dos es la respuesta. Si tu operación vive en WhatsApp, que es lo normal en buena parte de las pymes colombianas, una herramienta construida alrededor del chat como Kommo te va a dar menos pelea que adaptar un CRM clásico. La adopción de tecnología en las empresas del país va rápido: la adopción de inteligencia artificial pasó del 34 % al 42 % en doce meses, pero la herramienta que se abandona a los dos meses no cuenta en ninguna estadística.
Cómo montar Zoho CRM sin que quede abandonado
El CRM no fracasa por el software sino por el arranque. Este orden funciona.
- Define las etapas de tu embudo antes de tocar la herramienta. Cuatro o cinco, con un criterio claro de cuándo una oportunidad pasa a la siguiente.
- Importa solo los contactos vivos. No subas la base histórica completa. Los muertos ensucian los informes y te acercan al tope de registros.
- Conecta el correo desde el primer día. Si el equipo tiene que copiar y pegar conversaciones, deja de hacerlo en la segunda semana.
- Pon una sola regla de higiene. La que mejor funciona: ninguna oportunidad se queda sin próxima acción con fecha. Una sola regla se cumple, diez no.
- Revisa el embudo en una reunión fija semanal. Si nadie mira el tablero, el equipo deja de alimentarlo, y ahí muere cualquier CRM.
Errores comunes al implementar Zoho CRM
- Arrancar creando campos y automatizaciones antes de tener treinta oportunidades cargadas. Se configura sobre un negocio imaginario.
- Pagar mensual por probar. Si ya decidiste quedarte, el anual cuesta un tercio menos por lo mismo.
- Olvidar el consentimiento de los contactos que importas. La base la heredas con sus obligaciones, no sin ellas.
Ese último punto no es un detalle legal menor. Un CRM es una base de datos personales, y en Colombia el tratamiento de esos datos está regulado por la Ley 1581 de 2012, que desarrolla el derecho de toda persona a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella. Cambiar de herramienta no cambia esa responsabilidad. Y si el negocio ya creció al punto de necesitar inventario, compras y contabilidad en el mismo sistema, el paso siguiente no es otro CRM sino mirar los sistemas ERP.
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En Digital Trendy 360 acompañamos a pymes colombianas a elegir la herramienta, armar el embudo y dejar la operación comercial funcionando sin depender de la memoria de nadie.
Preguntas frecuentes sobre Zoho CRM
¿El plan gratis de Zoho CRM caduca?
No. La edición gratuita es gratis para siempre para hasta tres usuarios, sin período de prueba y sin tarjeta. Lo que caduca no es el plan sino su utilidad: cuando necesitas un campo propio, un informe a tu medida o mandar correo masivo, ya tienes que pasar a Standard.
¿Cuántos contactos aguanta la versión gratuita?
El límite es de 5.000 registros con 10 MB de almacenamiento para toda la organización, y ese conteo incluye contactos, oportunidades y cuentas. El plan Standard sube a 100.000 registros. La importación gratuita además va de a 1.000 registros por lote.
¿Zoho CRM sirve para vender por WhatsApp?
Se puede conectar, pero no es su terreno natural. Zoho está construido alrededor de la ficha del contacto y la conversación queda como un adjunto de esa ficha. Si el 80% de tus ventas pasa por chat, una herramienta pensada desde la mensajería te va a dar menos trabajo.
¿Cuánto cuesta Zoho CRM para un equipo de cinco personas?
En el plan Standard con facturación anual son 12 dólares por usuario al mes, es decir 60 dólares mensuales por los cinco, más los impuestos locales que se cobran aparte. Pagando mes a mes ese mismo equipo sale en 90 dólares. Como el precio está en dólares, el valor en pesos depende de la tasa de cambio.
¿Se puede migrar después a otro CRM?
Sí, exportando contactos, oportunidades y notas. La parte que casi nunca migra limpia es el historial de conversaciones y las automatizaciones, que hay que rehacer. Por eso conviene probar dos semanas con clientes reales antes de comprometer la operación entera.
En resumen
Zoho CRM regala un plan sólido para tres personas y cobra barato el primer escalón pago, con 12 dólares por usuario al mes en facturación anual. La decisión no se toma mirando el precio sino los tres límites de la versión gratuita: sin campos personalizados, sin informes propios y sin correo masivo. Si tu negocio necesita alguno de los tres, el plan gratis es una escala, no un destino. Y si ya usas otras aplicaciones de Zoho, la balanza se inclina sola.
