Kommo CRM: qué es, cuánto cuesta y para quién sirve
Planes, topes reales y la letra chica del semestre antes de contratar Kommo.
Leer artículo →20 de agosto de 2026
Software y CRM
Software contable para pymes en Colombia: cómo elegir el tuyo
Un software contable registra ingresos, gastos, cuentas por cobrar y cuentas por pagar, y arma los informes que te piden la DIAN y tu contador. No es lo mismo que un programa de facturación: ese emite el documento electrónico, este te dice si el negocio está ganando plata y con cuánto contás para el mes que viene.
La confusión sale cara. Un montón de dueños de pyme compran facturación creyendo que ya tienen la contabilidad resuelta, y en febrero descubren que el contador rehízo todo a mano en Excel y lo cobró aparte. Otros pagan módulos de inventario y nómina para un negocio que emite veinte documentos al mes.
Lo esencial
- Facturar y contabilizar son dos cosas distintas. Si solo emitís facturas, te falta la mitad del sistema.
- El costo real no es la mensualidad. Sumale las horas de tu contador, la migración de saldos iniciales y la capacitación del que va a digitar.
- Antes de comparar marcas, escribí tres números: usuarios, documentos al mes y si manejás inventario o nómina.
- Un independiente con pocos movimientos rara vez necesita más que facturación electrónica bien montada.
Qué hace un software contable y en qué se diferencia del de facturación
El software contable lleva la partida doble: cada movimiento queda registrado en una cuenta del PUC y sale reflejado en balance, estado de resultados y libros oficiales. El de facturación hace una sola cosa, emitir y transmitir el documento electrónico a la DIAN. Muchas plataformas colombianas venden los dos módulos juntos, y ahí es donde la gente se pierde.
Si lo tuyo es decidir entre dos marcas puntuales para facturar, eso ya lo resolvimos en la comparación entre Siigo y Alegra para facturación electrónica. Acá vamos un nivel arriba: qué mira un contador cuando le entregás el acceso y en qué momento tu operación se pasó de tamaño.
Cuándo te alcanza con facturar y cuándo necesitás contabilidad completa
Te alcanza con facturación cuando tu obligación se limita a emitir el documento electrónico y tu contador arma la declaración con los soportes. La DIAN explica el alcance de esa obligación en su micrositio del sistema de factura electrónica, y es el piso mínimo, no el techo.
Necesitás contabilidad completa cuando aparece cualquiera de estas señales: tenés inventario que se mueve y no sabés cuánto vale hoy, le vendés a crédito y perdiste el hilo de quién te debe, tenés empleados en nómina, o pediste un crédito y el banco te pidió estados financieros firmados. Si marcaste dos o más, la hoja de cálculo ya se te quedó chica.
Hay un caso intermedio que se ignora seguido. El negocio que vende en mostrador y casi nada a crédito suele resolver mejor con un software de punto de venta conectado a facturación, dejando la contabilidad al contador externo.
Cuánto cuesta un software contable en Colombia
Depende del nivel que necesités, y los tres niveles cuestan órdenes de magnitud distintos. Esta tabla compara qué resuelve cada uno, para quién sirve y en qué rango mensual se mueve el mercado colombiano.
| Nivel | Qué resuelve | Cuándo te sirve | Lo que NO hace | Rango mensual estimado (COP) |
|---|---|---|---|---|
| Solo facturación electrónica | Emite y transmite facturas, notas crédito y documento soporte a la DIAN | Independiente o micronegocio, sin inventario ni empleados | No arma balance ni estado de resultados | $0 a $60.000 |
| Software contable | Partida doble sobre el PUC, cartera, proveedores, informes NIIF y libros oficiales | Pyme con inventario, ventas a crédito o nómina | No planea producción ni integra varias sucursales a fondo | $80.000 a $350.000 |
| ERP | Contabilidad más compras, producción, logística y multibodega en un solo dato | Empresa con varias áreas que hoy se pasan archivos entre ellas | No se implementa solo: exige proyecto y meses de puesta a punto | $500.000 en adelante |
Los rangos son estimados de referencia del mercado colombiano a agosto de 2026 y varían según usuarios, documentos y módulos. Confirmá el precio vigente con el proveedor antes de firmar. Si te reconocés en el tercer renglón, mirá primero qué es un sistema ERP y cuándo se justifica: ese salto es de proceso, no de plata.
El error más caro que vemos no es elegir la plataforma equivocada. Es migrar sin saldos iniciales cuadrados: el sistema arranca con cifras que nadie validó y durante un año entero los informes salen mal sin que nadie sepa por qué.
Qué debe tener un software contable en Colombia sí o sí
Hay requisitos que no son preferencia, son cumplimiento. El marco técnico de contabilidad e información financiera está compilado en el Decreto 2420 de 2015, y cualquier plataforma seria en el país trabaja sobre eso.
- Plan Único de Cuentas parametrizable, para que tu contador no tenga que forzar cuentas ajenas.
- Informes bajo NIIF según tu grupo, con balance de prueba y estado de resultados exportables.
- Facturación electrónica integrada o conexión directa con un proveedor tecnológico habilitado.
- Retenciones en la fuente, IVA e ICA calculados en el documento, no a mano después.
- Multiusuario con permisos: el auxiliar digita, el contador aprueba, vos consultás.
- Exportación de los datos en un formato que puedas llevarte el día que cambies de plataforma.
Ese último punto lo pasan por alto casi todos y es el que te deja amarrado. Preguntá antes de comprar: si me voy, ¿en qué formato me entregan mis movimientos históricos?
Cómo elegir tu software contable en cinco pasos
- Escribí tus tres números: usuarios que van a entrar, documentos que emitís al mes y si tenés inventario o nómina.
- Llamá a tu contador antes de cotizar. Si ya trabaja con una plataforma, esa te va a costar menos en horas de él.
- Pedí demo con TUS datos, no con la empresa de ejemplo del vendedor. Cargá diez facturas reales y sacá el balance.
- Cotizá el año completo: licencia, usuarios extra, migración, capacitación y soporte. La mensualidad sola engaña.
- Definí quién digita antes de firmar. La plataforma más cara del país no sirve si nadie tiene el tiempo asignado.
Errores comunes al elegir software contable
- Comprar por el precio de la mensualidad y descubrir después que cada usuario adicional se cobra aparte.
- Migrar en mitad del año fiscal. Arrancá el 1 de enero o en el corte que te indique tu contador, nunca en junio.
- Contratar módulos de inventario o nómina que nadie va a alimentar. Un módulo desactualizado miente peor que no tenerlo.
¿No sabés en qué nivel está tu negocio?
En Digital Trendy 360 revisamos cómo estás facturando y registrando hoy, y te decimos con qué te alcanza y qué te está sobrando. Sin venderte una plataforma.
Preguntas frecuentes sobre software contable
¿Un software contable me sirve para declarar renta?
Te da los informes que la sustentan, no la presenta por vos. Balance, estado de resultados y auxiliares salen de ahí, y con eso tu contador arma y firma en el portal de la DIAN.
¿Sirve un software contable gratis?
Para un independiente con pocos movimientos, sí. La trampa está en los límites: casi todos los planes gratuitos topan la cantidad de documentos al mes o dejan afuera los informes NIIF, y te enterás cuando ya cargaste seis meses de datos.
¿Puedo llevar la contabilidad de mi pyme en Excel?
Podés, y muchos lo hacen el primer año. Deja de funcionar cuando entra más de una persona a digitar o cuando necesitás cartera al día, porque nadie audita quién cambió qué celda ni cuándo.
¿Qué diferencia hay entre software contable y ERP?
El contable registra la plata. El ERP suma compras, producción, inventario y logística sobre el mismo dato. Si tus áreas hoy se mandan archivos entre ellas, ese es el síntoma de que el contable se te quedó chico.
¿Cada cuánto conviene cambiar de plataforma contable?
Lo menos posible. Cambiar cuesta migración, capacitación y un trimestre de informes raros. Se justifica cuando la plataforma te bloquea algo que necesitás, no porque salió una más bonita.
En resumen
Elegir software contable se vuelve fácil cuando dejás de comparar marcas y empezás por el nivel. Si solo tenés que emitir facturas, quedate en facturación electrónica. Si ya tenés inventario, cartera o nómina, la contabilidad completa dejó de ser opcional. Definí tus tres números, hablá con tu contador y pedí la demo con datos reales antes de firmar. Para ver cómo viene la digitalización del país están las estadísticas de pymes digitales en Colombia, y si lo que sigue es ordenar la relación con tus clientes, empezá por qué es un CRM y la comparativa de CRM para pymes.
