Facturador gratuito DIAN: qué incluye y cuándo ya no te alcanza
Facturador gratuito DIAN en 2026: qué incluye, cómo te habilitas en Facturando Electrónicamente, sus límites reales y cuándo…
Leer artículo →17 de septiembre de 2026
Finanzas del emprendedor
Documento soporte: qué es, quién lo emite y cómo hacerlo
El documento soporte es el comprobante que genera tu empresa cuando le compra bienes o servicios a alguien que no está obligado a facturar. Lo emite el comprador, no el vendedor, y sirve para respaldar costos, deducciones e IVA descontable. Si eres facturador electrónico, contribuyente de renta o responsable de IVA, va en formato electrónico y se transmite a la DIAN.
La situación es de todos los días. Le pagas a un soldador independiente por una reparación, a un diseñador freelance o a un proveedor pequeño que no factura. Él no te entrega factura, así que el papel que prueba el gasto lo tienes que hacer tú. Si no lo haces, ese pago existe en tu caja pero no existe para tu declaración de renta.
Lo esencial
- Lo genera quien compra, cuando el vendedor no está obligado a expedir factura ni documento equivalente.
- Sin él, el costo o la deducción no tiene soporte ante la DIAN, y tampoco el IVA descontable.
- Puedes generarlo por cada compra o acumular las compras de una semana con el mismo proveedor.
- La DIAN tiene una opción gratuita para emitirlo; también sirve tu software de facturación si está habilitado.
- Se corrige o anula con una nota de ajuste, nunca borrándolo.
Qué es el documento soporte y qué norma lo regula
El documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar nace del artículo 771-2 del Estatuto Tributario. Ese artículo dice que, cuando no existe la obligación de facturar, el documento que prueba la compra tiene que cumplir los requisitos mínimos que fije el Gobierno. La DIAN los reglamentó en la Resolución 000167 de 2021.
Hoy esa resolución vive compilada dentro de la Resolución 000227 de 2025, la resolución única de la DIAN expedida el 23 de septiembre de 2025, en su capítulo sobre este documento. Si tu contador te cita la 167, habla del mismo contenido. La 227 la compiló y derogó el texto original, así que la cita vigente es la nueva.
Quién tiene que emitir el documento soporte electrónico
La obligación electrónica recae en los compradores que sean facturadores electrónicos, contribuyentes del impuesto de renta o responsables de IVA, que compran a no obligados a facturar y necesitan soportar costos, deducciones o impuestos descontables. En la práctica, casi cualquier empresa formal.
Si tu negocio no está en ese grupo, igual tienes que dejar prueba: la resolución pide generar el documento soporte en forma física, con los mismos requisitos de contenido. Y el terreno es grande. En Colombia hay 5,3 millones de micronegocios, y buena parte de tus proveedores pequeños sale de ahí.
Cuándo necesitas documento soporte y cuándo no
La pregunta que decide todo es quién te vende. Esta tabla resume los casos que más aparecen en una pyme:
| A quién le compras | ¿Documento soporte? | Qué lo prueba |
|---|---|---|
| Proveedor que factura electrónicamente | No | Su factura electrónica de venta |
| Persona o negocio no obligado a expedir factura | Sí | Documento soporte generado por ti |
| Proveedor no residente en Colombia (un servicio del exterior) | Sí, es válido | Documento soporte; para el IVA descontable, además, la retención practicada |
| Importación de bienes | No | La declaración de importación |
| Pagos a tus empleados | No | El documento soporte de pago de nómina electrónica, que es otro documento |
El último renglón confunde a mucha gente por el nombre. La nómina tiene su propio documento, con su propio código y sus propias reglas, que explicamos en la guía de nómina electrónica.
Qué debe llevar el documento soporte
La resolución enumera diez requisitos. Los que más se olvidan son la numeración autorizada y la descripción específica:
- El nombre expreso de «documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar».
- La fecha de la operación.
- Nombre o razón social y NIT del vendedor y del comprador. Si el vendedor es no residente sin RUT, vale la identificación de su país.
- Un número consecutivo dentro del rango y la vigencia que autorizó la DIAN.
- La descripción específica del bien o del servicio.
- El valor total, con el IVA discriminado cuando aplique.
- La firma del emisor, el formato electrónico de la DIAN y el CUDS, que es su código único.
La numeración se pide antes de la primera compra, no el día que la necesitas. Si llega el proveedor y no tienes rango autorizado, no hay forma de emitir el documento a tiempo.
Plazo: por cada compra o una vez por semana
Tienes dos opciones y eliges la que mejor le sirva a tu operación. La primera es transmitir el documento en el momento en que haces cada compra. La segunda sirve cuando le compras seguido al mismo proveedor: acumulas las compras de la semana y transmites a más tardar el último día hábil de esa semana.
La opción semanal le quita trabajo a quien compra insumos varias veces por semana al mismo independiente. Lo que no se puede es dejarlo para fin de mes. La DIAN ha dicho en su doctrina que ese plazo limita la oportunidad de generar el documento, así que un soporte hecho tarde pone en riesgo el costo que querías deducir.
Cómo generar el documento soporte paso a paso
- Confirma con el proveedor que no está obligado a facturar. Si factura, pídele la factura y no hagas documento soporte.
- Solicita a la DIAN la numeración del documento soporte antes de la primera operación.
- Elige con qué lo vas a emitir: la opción gratuita de la DIAN o tu software de facturación, que debe estar habilitado.
- Haz el set de pruebas en el ambiente de habilitación antes de pasar a producción.
- Genera el documento con los datos del proveedor, la descripción y el valor, y transmítelo en la compra o al cierre de la semana.
- Si te equivocas, emite una nota de ajuste para corregirlo o anularlo.
El servicio gratuito de la DIAN incluye la opción de documento soporte para los facturadores electrónicos, según la misma resolución. Si ya facturas con un programa, revisa si trae el módulo: la comparación entre dos de los más usados está en Siigo vs Alegra para facturar, y el panorama más amplio en cómo elegir software contable. La guía oficial vive en el micrositio de la DIAN sobre el documento soporte.
Errores comunes con el documento soporte
- Hacerlo al proveedor que sí factura, porque es más rápido que pedirle la factura. El documento soporte solo aplica cuando el vendedor no está obligado a facturar; si lo está, lo que vale es su factura.
- Acumular un mes entero de compras en un solo documento. La norma habla de semanas y de un mismo proveedor.
- Corregir un error editando o volviendo a usar el mismo número. El número anulado no se reutiliza: la corrección va con nota de ajuste.
¿Tus compras y tu facturación viven en sistemas separados?
Te ayudamos a conectar la facturación, el software contable y los pagos a proveedores para que el soporte salga solo, a tiempo.
Preguntas frecuentes sobre el documento soporte
¿Quién hace el documento soporte, el comprador o el vendedor?
El comprador. Lo genera la empresa o persona que adquiere el bien o servicio a alguien que no está obligado a facturar.
¿Qué pasa si no hago el documento soporte?
El pago queda sin el soporte que exige el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, así que el costo, la deducción o el IVA descontable pueden no aceptarse.
¿Puedo hacer un documento soporte por varias compras?
Sí, si son compras al mismo proveedor dentro de la misma semana. Lo transmites a más tardar el último día hábil de esa semana.
¿El documento soporte sirve para compras en el exterior?
Sí, es válido en contratos con personas o entidades no residentes en Colombia. Para tomar el IVA como descontable debes acreditar además la retención practicada. En importación de bienes el soporte es la declaración de importación.
¿Se puede hacer gratis?
Sí. El servicio gratuito de factura electrónica de la DIAN incluye la opción para generar el documento soporte y sus notas de ajuste.
En resumen
El documento soporte es tu factura cuando el otro no puede darte una. Lo haces tú, con numeración autorizada, en el momento de la compra o al cierre de la semana si le compras seguido al mismo proveedor, y lo corriges con nota de ajuste. Llevarlo al día protege cada costo que declaras. Si todavía estás organizando la facturación de tu empresa desde cero, arranca por la facturación electrónica en Colombia y sigue con la habilitación ante la DIAN paso a paso.
