{"id":2332,"date":"2026-07-15T22:38:41","date_gmt":"2026-07-16T03:38:41","guid":{"rendered":"https:\/\/digitaltrendy360.com.co\/nomina-electronica\/"},"modified":"2026-07-15T22:38:41","modified_gmt":"2026-07-16T03:38:41","slug":"nomina-electronica","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/digitaltrendy360.com.co\/en\/nomina-electronica\/","title":{"rendered":"N\u00f3mina electr\u00f3nica en Colombia: qu\u00e9 es y c\u00f3mo cumplir en 2026"},"content":{"rendered":"<div class=\"dt-post\">\n<div class=\"dt-lead-box\">\n<p>La <strong>n\u00f3mina electr\u00f3nica<\/strong> es el documento en XML con el que un empleador le reporta a la DIAN todo lo que le pag\u00f3 a su gente cada mes: sueldos, horas extras, bonificaciones, deducciones y aportes. Se genera, se firma digitalmente y se transmite dentro de los diez primeros d\u00edas del mes siguiente. Sin ese soporte, la DIAN puede rechazarte esos pagos como costo en la declaraci\u00f3n de renta.<\/p>\n<\/div>\n<p>Casi siempre pasa igual. El negocio lleva a\u00f1os pagando la quincena juiciosamente, con su planilla en Excel y su comprobante firmado, y de repente el contador avisa que eso ya no basta como soporte ante la DIAN. La n\u00f3mina est\u00e1 bien hecha. Lo que cambi\u00f3 es que ahora hay que contarla en un formato que la DIAN pueda leer.<\/p>\n<p>Ac\u00e1 va lo que s\u00ed importa de la obligaci\u00f3n, qui\u00e9n queda dentro, cu\u00e1ndo se transmite y en qu\u00e9 se traba la gente cuando arranca.<\/p>\n<div class=\"dt-key\">\n<h3>Lo esencial<\/h3>\n<ul>\n<li>Se llama <strong>Documento Soporte de Pago de N\u00f3mina Electr\u00f3nica<\/strong>. No reemplaza el desprendible de pago de tu empleado: convive con \u00e9l.<\/li>\n<li>Aplica si sos contribuyente de renta y le pag\u00e1s a alguien por una relaci\u00f3n laboral, sin importar si ten\u00e9s dos empleados o doscientos.<\/li>\n<li>El plazo es mensual: los diez primeros d\u00edas del mes siguiente al pago.<\/li>\n<li>Si te equivocaste, no se anula ni se borra. Se corrige con una nota de ajuste.<\/li>\n<li>El servicio gratuito de la DIAN cumple si tu n\u00f3mina es simple. El software con m\u00f3dulo integrado se justifica cuando el equipo crece.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<h2>Qu\u00e9 es la n\u00f3mina electr\u00f3nica y en qu\u00e9 se diferencia de la factura<\/h2>\n<p>Es un archivo XML mensual que el empleador genera, firma digitalmente y transmite a la DIAN para soportar los pagos derivados de la relaci\u00f3n laboral. Vive dentro del mismo sistema de facturaci\u00f3n electr\u00f3nica, pero cumple otra funci\u00f3n.<\/p>\n<p>La confusi\u00f3n m\u00e1s com\u00fan es tratarla como una factura m\u00e1s. La diferencia es pr\u00e1ctica: la factura de venta se valida antes de entreg\u00e1rsela al cliente, mientras que este documento se transmite despu\u00e9s de haber pagado la n\u00f3mina. Vos le pag\u00e1s a tu equipo primero y le cont\u00e1s a la DIAN despu\u00e9s, dentro del plazo. Seg\u00fan el <a href=\"https:\/\/www.dian.gov.co\/impuestos\/Paginas\/Sistema-de-Factura-Electronica\/Documento-Soporte-de-Pago-de-Nomina-Electronica.aspx\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">micrositio oficial de la DIAN sobre el documento soporte de pago de n\u00f3mina<\/a>, el objetivo es respaldar los costos y deducciones que despu\u00e9s vas a restar en tu declaraci\u00f3n de renta.<\/p>\n<p>Si todav\u00eda est\u00e1s armando la parte de ventas, empez\u00e1 por la <a href=\"\/en\/facturacion-electronica-colombia\/\">facturaci\u00f3n electr\u00f3nica en Colombia<\/a>, que es el pilar del que cuelga todo esto, y segu\u00ed con el <a href=\"\/en\/facturacion-electronica-dian-paso-a-paso\/\">paso a paso para habilitarte ante la DIAN<\/a>.<\/p>\n<h2>Qui\u00e9n est\u00e1 obligado a transmitir n\u00f3mina electr\u00f3nica<\/h2>\n<p>La regla es m\u00e1s simple de lo que parece: si pag\u00e1s renta y ten\u00e9s gente contratada bajo una relaci\u00f3n laboral, est\u00e1s dentro. El tama\u00f1o de la empresa no te salva. El art\u00edculo 4 de la <a href=\"https:\/\/normograma.dian.gov.co\/dian\/compilacion\/docs\/resolucion_dian_0013_2021.htm\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Resoluci\u00f3n 000013 de 2021 de la DIAN<\/a> lo define como los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que realizan pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculaci\u00f3n por relaci\u00f3n laboral o legal y reglamentaria.<\/p>\n<p>Traducido a casos reales de negocios colombianos:<\/p>\n<div class=\"dt-table-wrap\">\n<table>\n<thead>\n<tr>\n<th>Tu situaci\u00f3n<\/th>\n<th>\u00bfTransmit\u00eds n\u00f3mina electr\u00f3nica?<\/th>\n<th>Por qu\u00e9<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n<tbody>\n<tr>\n<td>SAS con 3 empleados en contrato a t\u00e9rmino indefinido<\/td>\n<td>S\u00ed<\/td>\n<td>Hay relaci\u00f3n laboral y declar\u00e1s renta. El n\u00famero de empleados no cambia nada.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Persona natural comerciante, declara renta, con 1 empleada<\/td>\n<td>S\u00ed<\/td>\n<td>La obligaci\u00f3n mira el tipo de v\u00ednculo, no la figura jur\u00eddica del empleador.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Solo trabaj\u00e1s con contratistas por prestaci\u00f3n de servicios<\/td>\n<td>No<\/td>\n<td>No es v\u00ednculo laboral. Ese pago se soporta con la factura del contratista o el documento soporte en adquisiciones.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Empresa sin empleados (solo los socios, sin v\u00ednculo laboral)<\/td>\n<td>No<\/td>\n<td>Sin pagos laborales no hay nada que reportar en este documento.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Pag\u00e1s mesadas a un pensionado a tu cargo<\/td>\n<td>S\u00ed<\/td>\n<td>La norma cubre los pagos a pensionados a cargo del empleador.<\/td>\n<\/tr>\n<tr>\n<td>Ten\u00e9s empleados pero no vas a restar esos pagos como costo<\/td>\n<td>Conviene igual<\/td>\n<td>Sin el documento perd\u00e9s la deducci\u00f3n. Renunciar a ella suele costar m\u00e1s que cumplir.<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<p>El caso que m\u00e1s dudas genera es el tercero. Muchos negocios peque\u00f1os mezclan empleados y contratistas, y terminan reportando en n\u00f3mina electr\u00f3nica a alguien que factura por servicios. Eso ensucia el reporte y confunde a la DIAN sobre la naturaleza real del v\u00ednculo.<\/p>\n<h2>Cu\u00e1ndo se transmite: los plazos que no pod\u00e9s estirar<\/h2>\n<p>La n\u00f3mina electr\u00f3nica se transmite mes a mes. El art\u00edculo 8 de la Resoluci\u00f3n 000013 de 2021 fija el plazo dentro de los diez primeros d\u00edas del mes siguiente al per\u00edodo de pago. Es decir: lo que pagaste en julio se transmite en los diez primeros d\u00edas de agosto.<\/p>\n<blockquote>\n<p>La norma dice \u00abdiez primeros d\u00edas\u00bb sin escribir la palabra calendario. Ese detalle no es menor cuando el mes arranca con puente festivo, y es exactamente la clase de duda que le confirm\u00e1s a tu contador antes de que se venza, no despu\u00e9s.<\/p>\n<\/blockquote>\n<p>Un detalle que ahorra sustos: la periodicidad del documento es mensual aunque vos pagues quincenal. Si liquid\u00e1s dos veces al mes, esos pagos se consolidan en el reporte del mes, no se transmiten sueltos cada quince d\u00edas.<\/p>\n<h2>C\u00f3mo implementar la n\u00f3mina electr\u00f3nica paso a paso<\/h2>\n<ol>\n<li><strong>Revis\u00e1 si ya est\u00e1s habilitado.<\/strong> Si ya factur\u00e1s electr\u00f3nicamente, ten\u00e9s medio camino hecho, pero la habilitaci\u00f3n para n\u00f3mina es un tr\u00e1mite propio dentro del sistema de facturaci\u00f3n de la DIAN.<\/li>\n<li><strong>Eleg\u00ed c\u00f3mo vas a generar el XML.<\/strong> Ten\u00e9s el servicio gratuito de la DIAN, tu software de n\u00f3mina si ya trae el m\u00f3dulo, o un proveedor tecnol\u00f3gico. Para vol\u00famenes bajos el gratuito cumple; el dolor aparece cuando hay que cargar todo a mano cada mes.<\/li>\n<li><strong>Orden\u00e1 los datos antes de conectar nada.<\/strong> Ac\u00e1 se cae la mayor\u00eda: documentos de identidad errados, empleados sin fecha de ingreso, conceptos de pago sin clasificar. El software no arregla eso, solo lo transmite mal m\u00e1s r\u00e1pido.<\/li>\n<li><strong>Hac\u00e9 una transmisi\u00f3n de prueba en el ambiente de habilitaci\u00f3n.<\/strong> Nunca estrenes en producci\u00f3n con la n\u00f3mina real de fin de mes.<\/li>\n<li><strong>Pon\u00e9 el recordatorio del d\u00eda 5.<\/strong> No del d\u00eda 10. La diferencia entre esos cinco d\u00edas es la que te deja resolver un rechazo con calma.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Si est\u00e1s decidiendo con qu\u00e9 herramienta hacerlo, la comparativa de <a href=\"\/en\/software-de-facturacion-siigo-vs-alegra\/\">Siigo vs Alegra<\/a> te sirve de punto de partida, porque el m\u00f3dulo de n\u00f3mina suele venir del mismo proveedor que ya te resuelve la facturaci\u00f3n.<\/p>\n<h2>Te equivocaste en el reporte: qu\u00e9 hacer<\/h2>\n<p>Se corrige, no se borra. El art\u00edculo 17 de la resoluci\u00f3n define las notas de ajuste como los documentos electr\u00f3nicos con los que se ajusta el documento soporte por errores aritm\u00e9ticos o de contenido.<\/p>\n<p>Sirve para lo de siempre: pusiste mal un valor devengado, se te fue una deducci\u00f3n, cargaste un empleado con la c\u00e9dula cambiada. Se transmite la nota de ajuste y el reporte queda consistente. Lo que no existe es la opci\u00f3n de hacer de cuenta que ese mes no pas\u00f3.<\/p>\n<h3>Errores comunes al transmitir la n\u00f3mina electr\u00f3nica<\/h3>\n<ul>\n<li><strong>Reportar contratistas como si fueran empleados.<\/strong> Quien factura por prestaci\u00f3n de servicios no va en este documento, y meterlo ah\u00ed sugiere un v\u00ednculo laboral que despu\u00e9s toca explicar.<\/li>\n<li><strong>Dejarlo para el d\u00eda 10.<\/strong> Si el archivo sale rechazado esa ma\u00f1ana, no te queda margen para corregirlo dentro del plazo.<\/li>\n<li><strong>Creer que reemplaza el desprendible de pago.<\/strong> Son cosas distintas: uno es soporte tributario ante la DIAN, el otro es la constancia laboral de tu empleado. Los dos siguen existiendo.<\/li>\n<\/ul>\n<div class=\"dt-postcta\">\n<h3>\u00bfLa parte digital de tu negocio te est\u00e1 quedando grande?<\/h3>\n<p>En Digital Trendy 360 acompa\u00f1amos a pymes colombianas a ordenar su operaci\u00f3n digital, desde la facturaci\u00f3n hasta la forma en que consiguen clientes. Si quer\u00e9s que revisemos tu caso, hablemos.<\/p>\n<p><a href=\"\/en\/contactanos\/\">Contanos qu\u00e9 necesit\u00e1s \u2192<\/a>\n<\/div>\n<h2>Preguntas frecuentes sobre la n\u00f3mina electr\u00f3nica<\/h2>\n<div class=\"dt-faq\">\n<details>\n<summary>\u00bfLa n\u00f3mina electr\u00f3nica reemplaza el desprendible de pago?<\/summary>\n<div class=\"a\">\n<p>No. El documento soporte de pago de n\u00f3mina electr\u00f3nica es un reporte tributario que va a la DIAN para respaldar tus costos y deducciones. El desprendible o colilla que le entreg\u00e1s a tu empleado sigue cumpliendo su funci\u00f3n laboral. Uno no elimina al otro.<\/p>\n<\/div>\n<\/details>\n<details>\n<summary>Si pago quincenal, \u00bftransmito dos veces al mes?<\/summary>\n<div class=\"a\">\n<p>No. El documento es mensual. Aunque liquides y pagues cada quince d\u00edas, esos pagos se consolidan en el reporte del mes correspondiente, que transmit\u00eds dentro de los diez primeros d\u00edas del mes siguiente.<\/p>\n<\/div>\n<\/details>\n<details>\n<summary>Tengo un solo empleado, \u00bfigual estoy obligado?<\/summary>\n<div class=\"a\">\n<p>S\u00ed. La obligaci\u00f3n no depende del n\u00famero de empleados sino del tipo de v\u00ednculo y de tu condici\u00f3n de contribuyente de renta. Con un empleado bajo relaci\u00f3n laboral ya aplica.<\/p>\n<\/div>\n<\/details>\n<details>\n<summary>\u00bfQu\u00e9 pasa si no transmito la n\u00f3mina electr\u00f3nica?<\/summary>\n<div class=\"a\">\n<p>El efecto m\u00e1s concreto es que esos pagos pierden respaldo como costo o deducci\u00f3n en tu declaraci\u00f3n de renta, lo que te sube la base gravable. Adem\u00e1s qued\u00e1s expuesto a las sanciones que la DIAN aplica por incumplir obligaciones formales. Si ven\u00eds atrasado, el orden correcto es hablarlo con tu contador antes de transmitir en masa.<\/p>\n<\/div>\n<\/details>\n<details>\n<summary>\u00bfNecesito comprar un software o me sirve el de la DIAN?<\/summary>\n<div class=\"a\">\n<p>La DIAN ofrece un servicio gratuito de generaci\u00f3n que cumple con la obligaci\u00f3n. Funciona bien con pocos empleados y n\u00f3minas simples. Cuando el equipo crece o los conceptos de pago se vuelven variados, la carga manual mensual empieza a costar m\u00e1s en tiempo que lo que vale un software con el m\u00f3dulo integrado.<\/p>\n<\/div>\n<\/details>\n<\/div>\n<h2>En resumen<\/h2>\n<p>La n\u00f3mina electr\u00f3nica es la forma en que la DIAN quiere leer algo que tu negocio ya hace todos los meses. Si ten\u00e9s gente contratada y declar\u00e1s renta, est\u00e1s dentro, sin importar el tama\u00f1o. Transmit\u00eds mensual, dentro de los diez primeros d\u00edas del mes siguiente, y si algo sale mal lo correg\u00eds con una nota de ajuste.<\/p>\n<p>El trabajo real no es apretar el bot\u00f3n de transmitir. Es tener los datos de tu n\u00f3mina ordenados para que ese bot\u00f3n no falle justo el d\u00eda 10. Los negocios que ya hicieron el ejercicio de <a href=\"\/en\/estadisticas-pymes-digitales-colombia-2026\/\">digitalizar su operaci\u00f3n<\/a> lo viven como un reporte m\u00e1s; los que llegan con la planilla en Excel y las c\u00e9dulas a medias lo viven como una crisis mensual.<\/p>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La n\u00f3mina electr\u00f3nica es el documento en XML con el que un empleador le reporta a la DIAN todo lo que le pag\u00f3 a su gente cada mes: sueldos, horas extras, bonificaciones, deducciones y aportes. Se genera, se firma digitalmente y se transmite dentro de los diez primeros d\u00edas del mes siguiente. 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